Hướng dẫn chọn máy hủy giấy cho văn phòng
Ngày càng nhiều doanh nghiệp và cá nhân chọn dùng máy huỷ giấy. Máy huỷ giấy mang lại cho bạn sự bảo vệ đáng kể cho các loại tài liệu nhạy cảm khỏi tay kẻ xấu. Máy huỷ giấy ngày nay dễ sử dụng hơn lúc trước và mức độ bảo mật cũng ngày một tăng lên. Hiểu được các tính năng của máy giúp bạn chọn được thiết bị phù hợp cho mình.
LỰA CHỌN MÁY IN THEO KHẢ NĂNG BẢO MẬT
Máy hủy giấy có mực độ bảo mật thấp
Máy huỷ giấy cắt sợi (strip-cut) có thể cắt một tờ A4 thành 40 – 50 sợi. Loại máy huỷ này cho kích thước vụn lớn nhất.
- Cắt sợi là kích thước cơ bản của vụn huỷ và có mức độ bảo mật thấp nhất. Chúng vẫn là những sợi giấy lớn, chỉ hơn tờ giấy xé một chút.
- Máy huỷ cắt sợi đôi khi rẻ hơn các loại máy huỷ khác.
- Để quyết định rằng máy huỷ cắt sợi có ổn hay không, xem xét các loại tài liệu bạn muốn cắt. Mức độ nhạy cảm của thông tin trong đó. Máy huỷ cắt sợi phù hợp cho những ai không cần nhu cầu bảo mật cao.
Máy huỷ bảo mật trung bình
Máy huỷ cắt sợi nhỏ (cross-cut) hay còn gọi là máy huỷ vụn cỡ xác pháo. Đây là loại máy huỷ phổ biến nhất có mức độ bảo mật cao hơn máy huỷ cắt sợi. Một tờ giấy tiêu chuẩn có thể được cắt thành 200 mảnh nhỏ.
- Khó có thể khôi phục được thông tin từ mớ vụn đó. Đây là điều thuận lợi cho các loại tài liệu nhạy cảm như tài khoản ngân hàng hoặc số thẻ tín dụng.
- Một số chương trình máy tính ghép lại các mảnh vụn của tài liệu như một cách để giải mã khi không thể ghép bằng tay mớ vụn đó.
- Vì vụn quá nhỏ, bạn không cần phải vệ sinh thùng chứa quá thường xuyên.
- Có một loại máy huỷ cỡ xác pháo có thể huỷ ra đến 400 mảnh vụn.
Máy hủy giấy bảo mật cao
Máy huỷ siêu nhỏ (micro-cut) là một trong những máy huỷ có tính bảo mật cao nhất. Đây là loại máy phù hợp khi bạn cần phải huỷ các tài liệu cực kì nhạy cảm và tuyệt mật. Một tờ giấy tiêu chuẩn có thể huỷ ra đến 2000 mảnh.
- Gần như không thể khôi phục được thông tin và các cơ quan chính phủ rất ưa chuộng dòng máy huỷ này.
- Phù hợp cho những người có thông tin tuyệt mật.
- Có những máy huỷ siêu nhỏ cho ra 6200 mảnh hoặc thậm chí lên đến 13000 mảnh vụn.
Máy hủy giấy có nhiều tùy chọn bảo mật
Dù là bạn chọn máy huỷ sợi hay là cỡ xác pháo hay siêu nhỏ được đánh giá rất caoTuy máy huỷ siêu nhỏ có giá khá chát, bạn cũng có thể tìm được những loại máy huỷ siêu nhỏ phiên bản cho gia đình có mức giá khoảng tầm từ 2 – 5 triệu đồng.
NHỮNG TÍNH NĂNG NÂNG CAO CẦN CHÚ Ý
Chọn tốc độ huỷ
Trong khi kích thước vụn là yếu tố quan trọng nhất thì tốc độ huỷ cũng quan trọng không kém. Nếu bạn có nhiều tài liệu phải huỷ, sẽ hơi tốn thời gian nếu tốc độ huỷ của máy chậm. Tốc độ của máy huỷ tuỳ vào bạn dùng tại nhà hay văn phòng.
- Nếu bạn chỉ dùng tại nhà, máy huỷ gia đình sẽ phù hợp. Thông thường, một máy huỷ được một lúc 5 – 12 tờ sẽ mất khoảng từ 2 – 8 phút.
- Nếu bạn huỷ thường xuyên hơn thì bạn cần có máy huỷ nhanh hơn một chút. Nếu bạn có văn phòng tại nhà, thì máy huỷ văn phòng sẽ hợp với bạn. Loại máy này có thể huỷ được một lúc 10 – 18 tờ trong khoảng từ 7 – 30 phút.
- Nếu bạn mua một máy huỷ cho văn phòng lớn, bạn sẽ cần tốc độ nhanh lắm đấy. Những loại máy huỷ công suất lớn có thể huỷ được 13 – 38 tờ một lúc trong khoảng 45 phút.
Xác định nhu cầu dùng mỗi ngày
Chọn máy huỷ giấy phù hợp với nhu cầu hàng ngày của bạn. Điều này phụ thuộc vào việc máy huỷ sẽ được đặt ở nhà hay văn phòng. Dừng chọn những máy quá yếu. Để biết được mức độ sử dụng, tìm ra bao nhiêu người sẽ sử dụng máy huỷ và tính thường xuyên sư dủng dụng.
- Máy huỷ cá nhân có thể được thiết kế cho 1 người dùng. Máy huỷ văn phòng nhỏ có thể cho 1 – 5 người dùng. Đối với văn phòng lớn, máy huỷ công suất cao có thể cho 6 – 10 người dùng. Còn nhiều hơn 10 người thì hãy dùng máy huỷ thương mại.
Xác định khả năng huỷ nhiều tờ
Hãy biết được máy có thể huỷ được bao nhiêu tờ một lúc. Mẫu máy huỷ được một lần 5 tờ sẽ rẻ. Nếu bạn huỷ nhiều hơn thì bạn cần có nhiều tờ hơn. Nếu máy không có khả năng huỷ nhiều tờ một lúc, máy huỷ sẽ bị kẹt.
Cân nhắc công nghệ chống kẹt giấy
Dù bạn huỷ một tờ hay nhiều tờ một lúc, đều có khả năng là máy sẽ bị kẹt. Tính năng chống kẹt giấy giúp hạn chế tối đa tình trạng này.
NHỮNG YẾU TỐ ĐI KÈM NÊN CHÚ Ý KHI CHỌN MÁY HỦY GIẤY
Thời hạn bảo hành
Thời gian bảo hành càng lâu càng tốt. Mặc dù hầu hết các bảo hành đều có thời hạn 1 năm, bạn cũng có thể tìm được bảo hành lâu hơn. Bảo hành sẽ bao luôn việc bảo trì linh kiện máy khi máy huỷ của bạn gặp sự cố.
Để ý đến tính năng tiết kiệm điện
Trong dài hạn, tính năng tiết kiệm điện sẽ tiết kiệm cho bạn được một số tiền không nhỏ. Nếu bạn không dùng máy huỷ thường xuyên thì tính năng này không hẳn là quá quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn huỷ tài liệu mỗi ngày, thì hãy tìm tính năng này.
Khoảng 80% năng lượng tiêu thụ của máy huỷ giấy nằm ở công đoạn huỷ giấy, vì vậy mà hoá đơn tiền điện của bạn sẽ bị đội lên kha khá nếu không có tính năng tiết kiệm điện đấy.
An toàn là trên hết
Một số máy huỷ có cảm biến tự động dừng lại khi có bàn tay hoặc vật lạ khác để gần. Các tính năng an toàn rất quan trọng nếu bạn có trẻ em hoặc thú cưng.
Giảm tiếng ồn
Một số máy huỷ giấy có tính năng giảm tiếng ồn xuống 10 decibels. Nếu bạn sống trong căn hộ, hàng xóm của bạn sẽ hơi khó chịu với âm thanh ồn ào của máy huỷ giấy đấy.
