Hướng dẫn tối ưu hóa việc sử dụng máy in nhãn

Máy in nhãn có thể dùng cho nhiều ứng dụng

Các doanh nghiệp mua máy in nhãn chỉ cho một mục đích sử dụng cụ thể, ví dụ như vận tải và dán mác hàng hoá. Tuy nhiên, chiếc máy in của bạn có thể áp dụng được nhiều hơn thế. Thực tế, bạn có thể sử dụng máy in nhãn cho nhiều mục đích khác nhau và điều này có thể cải thiện được chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Nhãn dán và thay đổi giấy nhãn

Nhãn dán là một trong những cách đơn giản và hiệu quả để theo dõi chi phí doanh nghiệp. Với các nhãn dán, bạn có thể xác định mọi thứ từ hàng hoá cho đến tài sản, từ khách hàng cho đến bệnh nhân. Nhưng chỉ với một thay đổi nhãn đơn giản và một vài hiệu chỉnh, bạn có thể sử dụng máy in nhãn cho rất nhiều mục đích khác nhau.

Nhưng đầu tiên, có vài điểm mà bạn cần nắm: khi bạn thay nhãn dán, đừng quên sử dụng phần mềm thiết kế để tạo một mẫu khớp với kích thước và kiểu nhãn mới (ví dụ: hình ảnh, mã vạch và chữ cần được sắp xếp sao cho khớp với yêu cầu của bạn)

Ứng dụng: Dán mác hàng hóa

Dán nhãn hàng hoá chỉ là một trong vô vàn ứng dụng của máy in nhãn. Dán nhãn hàng hoá có thể bao gồm UPC (mã vạch) cho đến ID sản phẩm hoặc là nhãn dán thành phần. Mạch dù mã vạch được sử dụng phổ biến nhất để dán hàng hoá, có nhiều kiểu nhãn khác vẫn được sử dụng cho mục đích này. Ví dụ, danh sách thành phần, hạn sử dụng, cảnh báo đặc biệt hoặc hướng dẫn cho sản phẩm đều có thể in được với chiếc máy in nhãn của bạn.

Nhãn dán trên hàng hoá cần phải bền đẹp cho tới khi hàng được bán hoặc có thể là suốt vòng đời sản phẩm. Vì hầu hết các sản phẩm không gặp phải tình trạng va đập mạnh, nhãn dán tiêu chuẩn có thể là sự lựa chọn kinh tế nhất. Để đảm bảo được độ bền của nhãn, tốt nhất là sử dụng giấy in nhiệt gián tiếp vì nhãn có thể bền lâu và khó phai.

Ứng dụng: Dán nhãn tài sản 

Theo dõi tài sản là một quy trình mà mỗi doanh nghiệp đều sử dụng, nhưng đôi khi hơi khó để bắt đầu. Dù là máy tính hay máy in trong văn phòng, hay là máy móc trong công xưởng, tài sản đều là những phần cực kì quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Quản lý tài sản cho phép bạn tối ưu hoá, bảo dưỡng và thay thế công cụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Bước đầu tiên của việc quản lý tài sản là đảm bảo rằng từng vật phẩm được dán nhãn đầy đủ. Với mỗi ID trên từng loại tài sản, bạn có thể dễ dàng theo dõi chúng. Bạn còn có thể dán nhãn các địa điểm như phòng ban, kệ,… để các vật dụng trong đó có thể dễ dàng tiếp cận mỗi khi có nhu cầu.

Máy in nhãn là một giải pháp hoàn hảo để dán nhãn tài sản vì chúng có thể in được trên nhiều loại vật liệu không chỉ ở giấy nhãn tiêu chuẩn. Bởi vì tài sản là các vật phẩm được sử dụng hàng ngày, được làm sạch mỗi ngày và có thể phải chịu sự va đập của như chà xát hoặc sử dụng ngoài trời, sử dụng nhãn nhựa sẽ bền hơn rất nhiều.

Ứng dụng: Dãn nhãn hàng hóa

Các nhãn dán hàng hoá của FedEx hay UPS đều được in với máy in nhãn. Bằng nhiều cách, máy in nhãn đã trở nên rất phổ biến vì dễ sử dụng và chi phí rất hiệu quả cho việc in nhãn hàng hoá.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không nhận ra rằng, họ còn có thể in được nhiều nhãn trong quá trình in nhãn hàng hoá. Nội dung gói hàng, điểm gửi/nhận và thậm chí địa chỉ để có thể in được bằng máy in nhãn.

Nhãn dán hàng hoá cần phải bền lâu trong suốt quá trình vận chuyển và nhãn in nhiệt trực tiếp là sự lựa chọn khôn ngoan. Chúng rất bền và dai mực, dễ scan và chi phí cũng rất hiệu quả.

Ứng dụng: In hóa đơn

Ngoài việc in nhãn, chiếc máy in của bạn còn có thể in được trên nhiều chất liệu giấy. Loại giấy hoá đơn dùng tại các cửa hàng cũng giống như loại nhãn in nhiệt trực tiếp mà bạn sử dụng cho dán hàng hoá. Chỉ cần thay cuộn nhãn thành cuộn giấy in liên tục là xong. Bạn có thể vừa in nhãn vừa in hoá đơn chỉ với một chiếc máy.

Sử dụng máy in nhãn cho hoá đơn cũng có nhiều lợi thế khi có thể in nhiều kích cỡ. Máy in hoá đơn thông thường chỉ in được tối đa là 3 inch, trong khi máy in nhãn có thể in được đến 4 inch. Khổ hoá đơn càng lớn thì càng nhiều thông tin và sử dụng giấy ít hơn.

Bởi vì hoá đơn là giấy in nhiệt trực tiếp (không cần ribbon mực), chỉ cần cài đặt cuộn giấy mới vào, chọn máy in nhãn từ phần mềm POS của bạn và bắt đầu in hoá đơn.

Ứng dụng: In nhãn ID khách đến thăm

Bảo mật là vấn đề đối với các tổ chức hiện nay. Khi bạn có khách đến cơ quan của mình, bạn cũng cần phải có cách để xác định và theo dõi họ. In ID cho khách đến thăm là điều mà ai cũng cần phải làm.

 Nhờ vào chi phí rẻ, máy in nhiệt là giải pháp đơn giản và nhanh chóng để in ID. So với nhãn ghi tay thông thường, nhãn in trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Ứng dụng: In vòng tay

Chúng ta đã từng thấy rất nhiều loại vòng tay được sử dụng trong nhiều dịp như buổi nhạc hội, đi công viên nước hoặc vào bệnh viện. Chúng là những vật dụng định danh khá bền và có thể sử dụng một lần.

Thay vì mua các loại vòng tay được làm sẵn hoặc đầu tư hẳn một máy in vòng tay, máy in nhiệt của bạn hoàn toàn có thể làm được luôn cả việc đó. In vòng tay cũng dễ y như khi bạn in nhãn. Mặc dù chỉ sử dụng được trong thời gian ngắn, vòng tay cũng phải đủ bền để chịu được va chạm và chà xát. Với vật liệu polypropylene in nhiệt trực tiếp (sử dụng ngoài trời) và polyester in nhiệt gián tiếp (sử dụng trong nhà), các vòng tay cũng gần giống như các loại nhãn in. Chỉ cần đổi lại bao bì, điều chỉnh cài đặt và bạn đã có thể in được rồi.

Các doanh nghiệp đều phải vật lộn với việc bình ổn chi phí. Tối ưu hoá lợi nhuận và tối thiểu hoá chi phí là mục tiêu phải thực hiện hàng ngày. Sử dụng thiết bị đa năng như vậy có thể giúp bạn cải thiện được nhiều thứ và giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.