Những điều cần lưu ý khi chọn máy Photocopy

1. MÁY PHOTO ĐỘC LẬP HAY KẾT NỐI MẠNG?

 Trở lại những ngày tốt đẹp trước kia, máy photocopy không có kết nối mạng là lựa chọn duy nhất. Để sử dụng chúng, nhân viên phải mang tài liệu muốn sao chép đi tới máy photocopy và thực hiện việc sap chép trực tiếp từ máy photo đó. Sau này, máy photocopy được tăng cường khả năng kết nối mạng, nghĩa là chúng có thể được sử dụng như một máy in văn phòng khổng lồ, chấp nhận các lệnh in trực tiếp từ máy tính của người dùng. Mặc dù đây có thể là một lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều văn phòng tuy nhiên việc in ấn càng dễ dàng thì nhân viên càng có xu hướng in các tài liệu không cần thiết.

2. KHỐI LƯỢNG VIỆC SAO CHÉP?

 Việc đánh giá khối lượng bản sao bạn cần thực hiện mỗi tháng là điều cần thiết, vì đây là yếu tố chính xác định giá của sản phẩm. Máy photocopy của bạn phải có khả năng thực hiện được tất cả các nhu cầu sao chép để theo kịp tốc độ kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, sức mạnh xử lý công việc luôn đi kèm mức giá, bạn nên tránh mua một máy mạnh hơn rất nhiều so với yêu cầu thật sự. Nếu không gian và ngân sách cho phép, tốt hơn là nên có hai máy photocopy kỹ thuật số thấp hơn để chia sẻ công việc, do đó sẽ loại bỏ khả năng bị chậm trễ công việc nếu máy photocopy có trục trặc.Máy photocopy chuyên nghiệp có thể làm tăng hiệu quả công việc cho công ty của bạn. Các dòng sản phẩm tiên tiến hơn có nhiều tính năng tiện lợi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và và chi phí rất nhiều.

3. TỐC ĐỘ?

 Tốc độ có liên quan chặt chẽ đến khối lượng bản in cần sao chép. Càng nhiều tài liệu cần được in ấn, sao chép, tốc độ càng phải nhanh chóng để tránh việc dồn ứ các lệnh in ấn, sao chép đã được thiết lập.

4. BẠN CẦN MÁY MÀU HAY CHỈ ĐƠN SẮC?

 Trong khi máy photocopy màu có chi phí trả trước cao hơn chỉ một chút so với máy đen trắng, nhưng lại có một sự khác biệt đáng kể về giá mực. Thật là hấp dẫn nếu có một chiếc máy photo màu bên cạnh, nhưng nếu đa phần các yêu cầu in ấn của bạn chỉ liên quan đến các văn bản bình thường, bạn nên chọn một máy photo đen trắng và sử dụng thuê ngoài nếu có nhu cầu in ấn, sao chép có màu sắc.

5. KÍCH THƯỚC GIẤY?

 Nếu văn phòng bạn có nhu cầu in ấn mở rộng đến các kích thước giấy lớn hơn (A3 trở lên),sẽ có những máy photocopy xử lý được việc này.Mặt khác, nếu phần lớn việc in được thực hiện trên giấy A4 thì máy photocopy A4 có thể là một sự lựa chọn hợp lý hơn.

6. QUÉT?

 Máy photocopy chủ yếu là máy quét và máy in kết hợp. Một số máy photocopy, giống như những máy có khả năng kết nối mạng, có thể được sử dụng như các máy quét khối lượng lớn. Điều này có thể rất hữu ích cho các công ty nhận được rất nhiều tài liệu giấy, mà họ cần phải chuyển đổi sang dạng số.

7. GỬI FAX?

 Giống như những tấm séc, fax là một hệ thống mà lẽ ra đã biến mất theo thời gian nhưng lại không. Do chúng vẫn thỉnh thoảng được yêu cầu sử dụng ở nhiều văn phòng, bạn nên chọn máy photocopy với khả năng fax có sẵn thay vì phải mua một máy fax riêng biệt.

8. CÓ THỂ SỬ DỤNG GIẤY TRONG SUỐT – GIẤY CAN?

 Trên một phương diện lưu ý khác, những dòng máy chiếu cổ điển là đặc điểm chung của nhiều cơ sở giáo dục, cũng như một số văn phòng, chúng có thể chiếu thông tin ,dựa trên bản tài liệu giấy can, hình ảnh cho mọi người xem mà không cần thông qua việc cài đặt máy xách tay hay máy để bàn. Tương tự, vẫn có những tài liệu lưu trữ cũ ở dạng giấy trong suốt và bạn cần phải chuyển sang định dạng khác phù hợp với yêu cầu công việc của đơn vị mình. Hãy kiểm tra kỹ với nhà cung cấp về tính năng này nếu công việc của bạn đòi hỏi sự chuyển đổi đó.

9. KHAY GIẤY?

 Khay giấy của máy photo càng nhiều thì bạn càng ít tốn thời gian cho việc nạp thêm giấy. Tuy nhiên nhược điểm của việc này là những chiếc khay càng lớn lại góp phần chiếm thêm nhiều diện tích của văn phòng.

10. BỘ NẠP TÀI LIỆU TỰ ĐỘNG?

 Các bộ nạp tài liệu tự động (ADFs) cho phép người sử dụng để một xấp tài liệu vào khay nạp tự động cùng lúc và sau đó quay lại khi các sao chép đã được thực hiện xong. Mặc dù điều này có vẻ hấp dẫn nhưng cần lưu ý rằng nhân viên cần đặt giấy vào khay đúng cách. Nếu không khi quay lại họ sẽ nhận được một xấp giấy trắng hoặc những bản sao chép lỗi.

11. IN HAI MẶT?

Đây có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền. Máy photocopy với tùy chọn này thường có thể in các tài liệu ở một mặt và tạo bản sao in ở cả hai mặt. Tính năng này đang ngày càng trở nên phổ biến và là một cách hiệu quả để cắt giảm chi phí giấy và tăng ý thức về môi trường trong văn phòng.

12. CHỨC NĂNG PHÂN LOẠI, SẮP XẾP?

 Đây là một tính năng hữu ích cho những người cần in một cách thường xuyên những tập sách hoặc tài liệu nhỏ. Chức năng sắp xếp có nghĩa là máy photocopy sẽ tự động sắp xếp bản sao khi xuất ra theo thứ tự có thể được cầm lên và đọc ngay mà không cần sắp lại. Nói cách khác, nếu bạn cần tạo ra 10 bản sao của một tài liệu 5 trang , máy photocopy sẽ xuất ra các trang từ 1 đến 5 lần 10 lần, thay vì tạo ra 10 bản sao của trang 1, tiếp theo là 10 bản sao của trang 2 và cứ thế.

13. CHỨC NĂNG BẤM GHIM?

Đây là một tính năng phổ biến của máy photocopy có hỗ trợ phân loại bản in và thường có ở những dòng máy photo năng suất cao. Đây là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời, giúp người sử dụng có thể tạo ra các tài liệu đã được làm sẵn trong một khoản thời gian ngắn hơn.

14. ĐỤC LỖ TÀI LIỆU?

Nếu doanh nghiệp của bạn cần tạo ra một khối lượng đáng kể các bản sao tài liệu cần được đóng gáy gọn gàng , thì việc đục lỗ có thể là một lựa chọn tiết kiệm thời gian đáng kể với máy photocopy có tính năng này. Mặc dù điều này có thể làm tăng chi phí trả trước, nhưng nó sẽ khuyến khích mọi người sắp xếp tài liệu một cách có tổ chức và khoa học hơn là để một cách tuỳ tiện không theo hệ thống.

15. HỖ TRỢ SAU BÁN HÀNG?

Cũng như việc chọn một máy photocopy có tính năng phù hợp với yêu cầu công việc, bạn cũng cần được đảm bảo rằng sẽ nhận được hỗ trợ nếu có mất kỳ vấn đề gì liên quan đến nó. Đặc biệt, bạn nên nắm rõ cách thông báo cụ thể với nhà cung cấp, và thời gian mà họ sẽ sắp xếp để đến hỗ trợ , xử lý vấn đề cho bạn. Điều này thường đòi hỏi một khoản phí bảo trì hàng tháng, vì vậy hãy kiểm tra để đảm bảo bạn sẽ phải trả bao nhiêu và mức độ xử lý của nhà cung cấp nhanh như thế nào.