Hướng dẫn chọn máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp
Có một máy photocopy văn phòng trong doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện đáng kể cách thức hoạt động của công ty bạn. Với máy photocopy phù hợp, nhân viên của bạn không phải xếp hàng chờ đợi công việc được hoàn thành hoặc lãng phí thời gian để thực hiện các tác vụ thủ công có thể được tự động hóa. Về cơ bản, với máy photocopy phù hợp, nhân viên của bạn dành nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn.
Khi chọn máy photocopy nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
Những điều cần quan tâm khi chọn máy Photocopy
Chọn máy photo theo mục đích sử dụng
Tạo một danh sách các nhiệm vụ mà bạn mong đợi máy sao chép văn phòng của bạn sẽ thực hiện. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp sử dụng máy của họ để sao chép, quét, fax, in, gấp, dập ghim, đóng bìa và khâu yên. Với máy sao chép văn phòng phù hợp, các tác vụ này có thể được tự động hóa. Bạn nên tách danh sách tác vụ thành hai cột: các tính năng phải có và các tính năng mong muốn.
Trong khi máy photocopy của bạn phải có khả năng in, khâu yên ngựa sẽ là lý tưởng nhưng không cần thiết. Danh sách này sẽ giúp bạn xác định cấu hình và đầu tư cuối cùng cần thiết cho thiết bị của bạn.
Khối lượng Photocopy hàng tháng là bao nhiêu
Về cơ bản, bạn đang sử dụng máy Photocopy văn phòng với hiệu suất in ấn hàng tháng là bao nhiêu? Bạn đang photo ra hàng ngàn tài liệu mỗi ngày hay bạn đang copy một vài trang mỗi ngày sẽ có sự khác biệt rất lớn khi lựa chọn máy photo? Có bao nhiêu nhân viên sử dụng máy photocopy? Máy photocopy cao cấp xử lý khối lượng in cao hơn tốt hơn so với các loại máy cấp thấp hơn.
Do đó khối lượng tài liệu cần copy hàng tháng là câu hỏi quan trọng tiếp theo mà bạn cần trả lời
Tốc độ Copy mà bạn mong muốn
Nếu bạn đã từng nhận thấy một dòng công việc hình thành tại máy photocopy doanh nghiệp của bạn, hoặc nghe mọi người phàn nàn về việc mất bao lâu để in một cái gì đó, thì máy photocopy của bạn sẽ không in đủ số trang mỗi phút để theo kịp nhu cầu hiện tại. Ngoài ra, máy của bạn có thể được gắn kết tạo ra một dự án in lớn, phức tạp.
Mặc dù cái này khó hơn một chút để đánh giá, hãy thử chú ý đến máy photocopy của bạn trong thời gian bận rộn nhất trong ngày. Chúng có được hỗ trợ không? Nếu vậy, chúng cần in nhanh hơn hoặc bạn có thể thêm máy khác vào nhóm máy in của mình.
Nên sử dụng bao nhiêu máy photocopy cho văn phòng
Nhiều yếu tố cần được xem xét khi bạn xác định có bao nhiêu máy mà doanh nghiệp của bạn cần. Đầu tiên, hãy nhìn vào khối lượng in ấn. Tiếp theo, hãy xem xét số lượng nhân viên sử dụng máy in thường xuyên.
Cuối cùng, hãy suy nghĩ về cách bố trí văn phòng của bạn. Mỗi nhân viên phải đi bao xa để đến máy in gần nhất? Nếu họ phải đi lang thang qua một mê cung của các hình khối hoặc đi đến một tầng khác trong tòa nhà của bạn, vị trí của máy photocopy có thể sẽ lãng phí thời gian của nhân viên của bạn.
Chi phí mực dự tính cho mỗi trang Photocopy
Để xác định chi phí in hiện tại của bạn, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi loại chi phí liên quan đến mạng in hiện tại của bạn. Bạn đang chi tiền cho việc sửa chữa? Nguồn cung cấp của bạn - mực, giấy, mặt hàng chủ lực, vv chi phí là gì? Bạn trả bao nhiêu cho dịch vụ? Mất bao nhiêu tiền để in tài liệu? Đảm bảo yếu tố về vật tư, giấy, mực, bảo trì, xử lý sự cố, v.v.
Lựa chọn máy Photocopy phù hợp dựa vào những câu trả lời
Trả lời những câu hỏi này sẽ hướng dẫn bạn tới quyết định kinh doanh lý tưởng, nhưng nói thì dễ hơn làm. Trừ khi bạn có ý thức chú ý đến chi phí và khối lượng in của mình, ví dụ, cho đến thời điểm này, có thể khó có thể tự mình đo lường chính xác.
Một nhà cung cấp máy photocopy có thể hỗ trợ trong việc thu thập thông tin này. Sau khi dữ liệu được thu thập, cùng nhau bạn có thể phân tích và dịch nó thành câu trả lời. Sau đó, lựa chọn máy photocopy kinh doanh phù hợp sẽ đơn giản. Hoặc bạn có thể lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy của Toàn Nhân. Chúng tôi cung cấp dịch vụ thuê máy với mức giá cạnh tranh nhất và dịch vụ tốt nhất. Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn nhé.
