Chọn máy in cục bộ hay máy in mạng cho doanh nghiệp

Khi nói đến in ấn, có nhiều lựa chọn. Một quyết định bạn sẽ phải giải quyết là liệu máy in cục bộ hoặc máy in mạng sẽ phục vụ tốt hơn nhu cầu của công ty bạn. Vì vậy, sự khác biệt giữa máy in cục bộ và mạng, và những gì bạn cần biết khi đưa ra quyết định của bạn là gì? Hãy bắt đầu bằng cách xác định các tùy chọn của bạn.

Máy in cục bộ là gì?

Máy in cục bộ là một máy in được kết nối trực tiếp với một máy tính cụ thể thông qua cáp USB. Nó là một máy in chỉ có thể truy cập từ máy trạm cụ thể đó và do đó, chỉ có thể phục vụ một máy tính tại một thời điểm.

Máy in cục bộ đảm bảo nhân viên có nhu cầu in lớn có quyền truy cập đáng tin cậy vào máy in. Họ cũng cải thiện hiệu quả của quy trình làm việc của dự án. Khi một máy in cục bộ được sử dụng để in ra các mảnh cho một dự án, bạn có thể dễ dàng thấy ngay các tài liệu in có chính xác không. Nếu có một vấn đề, nó có thể được sửa chữa kịp thời.

Mặc dù thuận tiện, máy in cục bộ có nhược điểm, đặc biệt là khi nói đến chi phí. Mua và bảo trì nhiều máy in là tốn kém, nhưng cũng có chi phí mực và giấy cho mỗi máy in. Nếu một máy in cục bộ không phải là một trong những tên thương hiệu hàng đầu và nó bị hỏng, có thể khó tìm được ai đó đủ điều kiện để sửa chữa nó. Ngoài ra, năng suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng khi máy in cục bộ bị hỏng vì họ không thể định tuyến lại đến máy in khác.

Máy in mạng là gì?

Máy in mạng là một phần của nhóm làm việc hoặc mạng máy tính có thể truy cập cùng một máy in cùng một lúc. Một máy in mạng không phải có kết nối vật lý với mạng. Thay vào đó, nó cũng có thể được kết nối không dây và được gán cho một nhóm làm việc. Máy in mạng đáp ứng hiệu quả nhu cầu của nhiều nhân viên với một máy in.

Máy in mạng cung cấp sự linh hoạt và hiệu quả cho tất cả nhân viên trong văn phòng; chúng có thể hoạt động với nhiều nền tảng (Windows, Mac, Linux, v.v.) và nhiều loại máy in khác nhau (laser, in phun, nhiệt, v.v.). Điều này có nghĩa là người dùng trong toàn văn phòng có thể truy cập máy in mạng bất kể nền tảng được sử dụng trên thiết bị của họ. Ngoài ra, các giải pháp in mạng cung cấp cho nhân viên nhiều tùy chọn in khi nhiều loại máy in được kết nối với mạng.

Một nhược điểm, với nhiều người dùng có khả năng truy cập vào cùng một máy in, các dự án có thể bị trì hoãn khi máy in đã được sử dụng. Ngoài ra, nếu mạng ngừng hoạt động thì máy in sẽ không thể truy cập được.

Mặc dù các doanh nghiệp và môi trường làm việc nhất định được phục vụ tốt hơn bởi các máy in cục bộ, chúng tôi đã thấy rằng phần lớn các doanh nghiệp ngày nay được phục vụ tốt hơn bởi các máy in mạng.

7 Cách in mạng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Một máy in mạng có nhiều ưu điểm so với việc mỗi máy tính được kết nối trực tiếp với máy in của riêng nó. Máy in mạng tương đối đơn giản để thiết lập và rất dễ sử dụng một khi được cấu hình. Những lợi ích mà máy in mạng mang lại khiến chúng trở thành thiết lập máy in ưa thích trong môi trường văn phòng ngày nay. Một số lợi ích chính bao gồm:

1. Tiết kiệm chi phí

Với máy in mạng, bạn có thể tiết kiệm tiền ở nhiều mặt:

• Bạn không cần một máy in cho mỗi nhân viên.
• Bạn sẽ có ít thiết bị in hơn để cung cấp, tiết kiệm cho bạn khỏi việc dự trữ nhiều loại vật tư.
• Giảm thiểu số lượng và sự đa dạng của các mẫu máy trong văn phòng của bạn có thể tiết kiệm tiền cho chi phí hỗ trợ và bảo trì.
• Đào tạo tất cả nhân viên trên cùng một thiết bị sẽ hợp lý hóa các quy trình in nội bộ.

Xét về cá nhân, những cơ hội tiết kiệm chi phí này mang lại lợi ích bổ sung, nhưng kết hợp lại, chúng sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.

2. Ít phải bảo dưỡng

Vì có ít thiết bị hơn, hệ thống in tổng thể của bạn sẽ yêu cầu bảo trì ít hơn. Nhu cầu bảo trì của bạn sẽ tập trung hơn và dễ quản lý hơn.

3. Ít đào tạo, tăng sự đồng nhất

Nhân viên sẽ có kiến thức như nhau về việc sử dụng máy in trung tâm của bạn, dẫn đến hiệu quả làm việc cao hơn. Máy in cá nhân có thể thay đổi theo thương hiệu, độ tuổi, khả năng và yêu cầu cung cấp; những biến thể này đòi hỏi đào tạo, hiểu biết, giám sát và bảo trì cụ thể có thể chiếm thời gian của nhân viên của bạn.

Khi công nghệ in của bạn già đi và yêu cầu thay thế, nhân viên của bạn sẽ cần cập nhật các tính năng mới và kỹ thuật khắc phục sự cố để duy trì hiệu quả. Đơn giản hóa môi trường in của bạn với chương trình máy in mạng được quản lý tốt có thể giảm thiểu điều này.

4. Tiếp cận đến những khả năng cao hơn

Được thiết kế để xử lý các tác vụ và khối lượng phức tạp hơn, máy in mạng thường có chất lượng cao hơn máy in cá nhân. Một máy in mạng trung tâm gần như chắc chắn có khả năng tốt hơn máy in cá nhân về khả năng in, tốc độ, xử lý giấy và khả năng hoàn thiện tiên tiến. Ngoài ra, các loại thiết bị này thường có vòng đời sản phẩm mở rộng.

5. Sử dụng từ xa

Một máy in mạng có thể cho phép nhân viên làm việc từ các địa điểm từ xa vẫn cần in. Bằng cách kết nối với mạng bằng Internet, nhân viên có thể gửi tài liệu để in từ bất cứ đâu. Máy in mạng là một công cụ tuyệt vời cho những người cần in từ các địa điểm từ xa.

6. Khả năng kết nối nhiều máy in khác

Một số văn phòng yêu cầu nhiều hơn một máy in - ví dụ: bạn có thể cần in đồ họa chất lượng cao trong một bộ phận và cần phải chứa số lượng in lớn hơn trong một bộ phận khác. Với môi trường in mạng, bạn có thể kết nối càng nhiều máy in càng cần thiết và cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng gửi dự án của họ đến máy in phù hợp dựa trên yêu cầu in của họ.

7. Theo dõi dễ dàng hơn

Việc thiếu theo dõi sử dụng gần như chắc chắn chuyển thành chi phí in không được quản lý và không được kiểm soát. Việc theo dõi máy in và cung cấp sử dụng với máy in mạng đơn giản hơn nhiều, đặc biệt là khi được sử dụng với chương trình Dịch vụ in được quản lý.

Máy in cục bộ hay máy in mạng phù hợp với nhu cầu của bạn?

Việc xác định liệu doanh nghiệp của bạn có cần máy in cục bộ hay mạng hay không phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn. Không có câu trả lời đúng duy nhất cho mọi doanh nghiệp hoặc mọi tình huống. Tư vấn với chuyên gia in có thể giúp bạn xác định nhu cầu của công ty và xác định xem máy in cục bộ hoặc mạng là giải pháp tốt hơn trong văn phòng của bạn.

Hy vọng những chia sẻ từ máy văn phòng Toàn Nhân giúp bạn hiểu rõ hơn về máy in cục bộ và máy in mạng,